Instellen wachtlijst ticketverkoop (RED / Theatre)

In sommige gevallen is het handig om voor een (uitverkocht) evenement (of een editie hiervan) een wachtlijst op te bouwen. Bezoekers kunnen zo hun gegevens achterlaten en wanneer er nog tickets beschikbaar komen, kan er eenvoudig een order worden aangemaakt en daarvoor een betaallink worden gemaild.

Klik hier voor een stappenplan hoe je orders op de wachtlijst verwerkt.

Stap 1:

Ga als eerste naar https://admin.avayo.nl/ en log in met het door jouw opgegeven e-mailadres en wachtwoord. Je komt dan in het beheersysteem van de ticketshop.

Stap 2:

Ga in het beheersysteem naar 'Evenementen' en open het evenement door op 'Meer informatie' te klikken.

Stap 3:

Klik in het scherm wat verschijnt op ‘Wijzig dit evenement’ aan de rechterkant. Vervolgens kies je onderaan voor ‘Uitgebreide opties’. 

Stap 4:

In het scherm met de uitgebreide opties zet je het vinkje bij ‘Wachtlijst’ aan en daarna sla je dit op. 

Vanaf nu gaat de registratie voor de wachtlijst automatisch aan wanneer een editie van dit evenement uitverkocht raakt. Je kunt bij een bepaalde editie ook geforceerd de wachtrij aanzetten. Lees hier hoe je dat doet. 

Als de editie uitverkocht is, zal er geen bestelknop meer staan, maar zal deze worden vervangen door een wachtlijst knop. 

Door op de knop te klikken wordt een venster geopend waarin de bezoeker wordt gevraagd om zijn gegevens achter te laten. Per registratie worden voornaam, achternaam, e-mail, telefoon en het aantal tickets gevraagd. Daarnaast kan men optioneel nog een opmerking toevoegen.

Wanneer de bezoeker alle gegevens invult en verzendt, dan wordt hij/zij toegevoegd aan de wachtrij voor deze editie. Ook ontvangt hij/zij een bevestiging hiervan per e-mail. 

In de backoffice zijn de registraties zichtbaar. Ga naar het menu ‘Orders’ en druk op het pijltje ernaast. Kies de optie ‘Wachtlijst’ uit de lijst die nu verschijnt. Deze is toegankelijk voor gebruikers met de rol beheerder.

Er kan in het overzicht met orders eenvoudig gezocht worden op een naam of e-mailadres. Verder is er aan de rechterkant de mogelijkheid om te filteren op een bepaalde datum. Standaard is deze lijst gesorteerd op volgorde van registratie, waarbij de mensen die zich als eerste geregistreerd hebben, ook als eerste worden getoond.

Registraties hebben een status. De volgende statussen kunnen voorkomen:

De status zal automatisch worden bijgewerkt, maar kan ook handmatig worden ingesteld. Hiervoor klik je op ‘Informatie’ achter de betreffende order. 

In het scherm dat nu verschijnt kun je rechts kiezen voor ‘Wijzig’. Vervolgens kun je daar een andere status aan de order koppelen.

Lees hier meer over in het artikel 'Hoe kan ik nieuw beschikbare voorraad toewijzen aan iemand van de wachtlijst?'.