"Hoe maak ik een evenement aan?" Dat is de vraag die u zich waarschijnlijk stelt wanneer u de gegevens van uw nieuwe ticketshop en beheersysteem heeft gekregen. Hoe dit werkt? Dat wordt hieronder stap voor stap beschreven:


Werkwijze voor het aanmaken van een evenement:


Stap 1:

Ga naar https://domeinnaam.avayo.nl/admin en log in met de door u opgegeven e-mailadres en wachtwoord.


Stap 2:

Controleer de gegevens onder het kopje 'Algemeen' - 'Instellingen'. Vervolgens kunt u uw bedrijfslogo en header toevoegen. Deze afbeeldingen worden bovenin de ticketshop getoond.


Voorbeeld van het beheersysteem:                                                                                  Voorbeeld van de ticketshop:

















Stap 3:

Nu kunt u de locatie(s) van het evenement invoeren onder 'Evenementen' - 'Locaties' (= de zwarte knop rechts in beeld) - 'Voeg locatie toe' (eveneens zwarte knop rechts in beeld) en sla de gegevens op.

Alle velden met sterretje (*) zijn verplicht. 


Stap 4:

Nadat u de locatie(s) heeft ingevuld, kunt u onder het kopje 'Evenementen' - 'Voeg evenement toe' een evenement aanmaken.


Actief: Hiermee kunt u uw evenement online of offline zetten.


Naam: Hier vult u de naam van uw evenement in.


Reserveringskosten: U kunt zelf bepalen of het systeem de kosten per order berekend. Wanneer u voor deze functie kiest, betaalt uw klant alle kosten (betalingsverkeer en tickets) en heeft u geen kosten aan het gebruik van de ticketshop. 

Of u stelt zèlf de hoogte voor de reserveringskosten in; per order en per ticket. 'Per ticket' betekent een vast bedrag per bestelde ticket en 'per order' betekent dat een vast bedrag per bestelling. Het maakt dan niet uit hoeveel tickets er worden besteld.


Tickettype: Met deze functie kunt u het type ticket instellen. Een dagticket is één bepaalde dag geldig, zoals voor een eenmalig evenement op één datum. Een seizoensticket is gedurende een langere periode eenmalig geldig, zoals bij pretparken.


Locatie: Hier kunt u uw ingevoerde locatie aangeven waar uw evenement plaatsvindt.


Beschrijving: Wanneer u een extra omschrijving over uw evenement in de ticketshop wilt plaatsen, kunt u dat in dit tekstvak kwijt. U moet bij 'Uitgebreide opties' verder op de pagina deze functie wel aanzetten bij 'Toon beschrijving'.


Extra inhoud bevestigingsmail (optioneel): Hierbij kunt u optioneel nog extra inhoud in de bevestigingsmail zetten.

Zie de Afbeelding 'Orderbevestiging' voor wat er standaard in de bevestigingsmail staat.


Ticket melding (nl): Hier kunt u extra tekst op de ticket plaatsen. Zie de afbeelding 'Ticket - Seizoensticket' wat er standaard op de ticket vermeld staat. In het oranje wordt weergegeven waar uw extra tekst op de ticket komt te staan.


Event afbeelding: Voor elk aangemaakte event kunt u apart een header uploaden die alleen zichtbaar is voor dat evenement.


Ticket logo: Ook kunt u voor elk aangemaakte event een aparte logo uploaden.


Sponsor logo: Maakt u gebruik van sponsoren? Dan is het wellicht leuk om hun logo op de ticket te zetten. Dat kan met deze functie. Op de voorbeeldticket wordt de plek in oranje weergegeven. 


Extra mail bijlage (optioneel): Verder is het mogelijk om met de tickets een extra bijlage met informatie mee te sturen. U kunt dan het beste een PDF bestand uploaden.


Uitgebreide opties: Onder de uitgebreide opties kunt u verschillende functies aanzetten, zoals extra velden aan de ticketshop toevoegen, gratis tickets verkopen en het gebruik van relatienummers instellen en nog veel meer. Wat deze verdere opties inhouden en wat u hiermee allemaal kunt doen, verwijzen we u graag naar het artikel "Uitgebreide opties instellen" in de Helpdesk: https://avayo.freshdesk.com/solution/articles/5000723113-uitgebreide-opties-instellen



Voorbeeldmail die uw klant krijgt:




Voorbeeldticket:



Stap 5:

U heeft nu een evenement aangemaakt en nu rest u nog om er een 'Prijsplan' aan uw evenement te koppelen. Onder het kopje 'Evenementen' - 'Meer informatie' ziet u de functie 'Prijsplan bewerken'. U kunt een 'Ticketgroep' en een 'Ticketsoort' aanmaken

De 'Ticketgroep' is de naam die u aan uw tickets wilt geven. Heeft u maar één groep, noem deze dan 'Tickets'.

Deze tickets kunt u weer onderverdelen in ticketsoorten. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld 'Early Bird tickets', tickets voor volwassenen, kinderen etc. Een Ticketgroep is een verzameling van producten (de ticketsoorten). 


Voorbeeld van een Prijsplan in het beheersysteem:

In het oranje of de tekst een 'Ticketgroep' of een 'Ticketsoort' is.

Wanneer u op het radertje

gaat staan ziet u de functies 'Eigenschappen' en 'Voorraad beheer'. Bij 'Eigenschappen' kunt u het product (de ticketsoort) wijzigen en bijvoorbeeld groepstickets aanmaken. Bij 'Voorraad beheer' kunt u aangeven hoeveel tickets van bijvoorbeeld de Early Bird tickets beschikbaar zijn. 


Uiteraard kunt u altijd met de knop 'Prijsplan bewerken' uw tarieven en de soorten tickets wijzigen.


Stap 6:

Voor eendaagse evenementen kunt u de voorstellingen aanmaken onder 'Evenementen' - 'Meer informatie' - 'Voorstelling toevoegen'. Dan krijgt u het volgende te zien:



Wanneer u wilt aangeven hoeveel tickets er beschikbaar zijn voor een evenement, kunt u bij 'Stoeltoewijzing' aangeven dat u 'geen zaalplan heeft en bijvoorbeeld 1000 tickets wilt verkopen'. 

Als alle voorstellingen zijn ingevoerd, ziet u onder het evenement het volgende overzicht:



Het radertje achter de voorstellingen geven een aantal functies weer, waaronder u de voorstelling kunt verwijderen, wijzigen, maar ook een gastenlijst kunt uitdraaien. Met de gastenlijst (excel) ziet u precies wie er allemaal geboekt hebben. Heeft u zaalplan in uw ticketshop, dan ziet u ook welke stoelen er geboekt of nog vrij zijn. 


Stap 7:

Als u stap 1 t/m 6 hebt doorlopen, is uw evenement vanaf nu boekbaar op het verkoopgedeelte:

https://domeinnaam.avayo.nl 

(Mits deze online staat.)


Stap 8:

In de laatste stap koppelt u de ticketshop aan uw website. Dit kan via een link of via een iframe. 


Wilt u graag de ticketshop embedded in uw website? De ticketshop kan zeer eenvoudig en snel in uw website worden geïntegreerd. In het beheersysteem onder het kopje 'Algemeen' bij 'Integratie', kunt u gratis de HTML code kopiëren en plakken op uw webpagina. Eventueel kan de breedte (staat standaard op 800 pixels) aangepast worden.


Hieronder ziet u hoe makkelijk u de ticketshop in de website kunt integreren:




Heel veel succes met de verkoop van uw e-tickets!!!