Zaalplan maken (RED)

Werk je met (geplaceerde) zitplekken of een vaste indeling van de ruimte? Heb je meerdere ruimtes op één locatie? Dan kan het handig zijn een zaalplan te maken. Op die manier kan een bezoeker zien waar hij/zij komt te zitten en welke plaatsen nog vrij zijn. 

Let op: een locatie gaat op basis van adresgegevens. Dus heb je meerdere zalen in hetzelfde gebouw? Dan zijn het niet meerdere locaties maar is het één locatie met meerdere zalen.

Tip: Zie je het niet zitten om het zaalplan zelf in het systeem te zetten? Vraag ons gerust, wij kunnen dit uiteraard ook voor jullie doen tegen een gereduceerd tarief.  

Stap 1:

Ga als eerste naar https://admin.avayo.nl/ en log in met het door jouw opgegeven e-mailadres en wachtwoord. Je komt dan in het beheersysteem van de ticketshop.

Stap 2:

Ga naar het menu ‘Evenementen’. Kies vervolgens ‘Locaties’. Er wordt vervolgens een overzicht met ingevoerde locaties weergegeven. Via de knop ‘Voeg locatie toe’ kun je een nieuwe locatie toevoegen.

Stap 3:

Klik op ‘Meer informatie’ achter de betreffende locatie. 

Stap 4:

Er volgt nu een overzicht van alle zalen op die locatie. Via de optie ‘Zaal toevoegen’ kun je een nieuwe zaal toevoegen. Vul de gegevens in die gevraagd worden. Sla daarna op door de knop onderaan.

Tip: Aan het eind van stap 4 worden de gevraagde onderdelen verder uitgelegd.

Uitleg begrippen:

• Zaalplan: Hier kun je een plattegrond van de zaal uploaden. Deze kan dan later gebruikt worden voor het reserveren van plaatsen/stoelen. Voorbeeld zaalplan:

• Secties: Denk hier aan 1e ring, 2e ring. etc. of aan zaal, verhoging, balkon etc. Voer ze als volgt in: Zaal, Verhoging, Balkon.

• Rijen: Verdeel de zaal in rijen om het reserveren makkelijker te maken.

Stap 5:

De zaal is nu toegevoegd en staat in het overzicht. Via de ‘Zaalplan editor’ kun je ‘stoelen’ op je geüploade plattegrond zetten zodat mensen daadwerkelijk specifieke stoelen kunnen boeken.

Uitleg zaalplan editor:

De stoelen worden in de zaalplan editor weergegeven als stipjes. Links kun je de rij-gegevens en stoelnummers aangeven. 

Let op: Als je een stipje verkeerd hebt geplaatst en hem weer verwijderd, hou er dan rekening mee dat de stoelnummers wel door geteld worden. Dus deze moet je dan controleren/aanpassen zodat ze volgen op waar je gebleven was. 

Rechts kun je de secties en rangen aangeven. De rangen zijn niet te hernoemen. 

Tip: Zorg dat je altijd rechts altijd de betreffende secties hebt geselecteerd als je ‘stipjes’ gaat zetten in een bepaald deel want dit is later niet aan te passen. 

Als je de stipjes op de stoelen wilt gaan zetten, kies je links de optie ‘Bewerken’ onder ‘Acties’. Na het plaatsen van een stipje zal je zien dat er automatisch informatie linksbovenaan in het rood komt te staan. Daarom is het belangrijk om van tevoren alles goed ingesteld te hebben. 

Tip: De zaalplan editor slaat niet automatisch de wijzigingen op dus zorg dat je met regelmaat even links op ‘Opslaan’ drukt.

Als alle stipjes zijn gevuld en het zaalplan is klaar en opgeslagen, dan kun je afsluiten door rechtsonder op het kruisje te klikken. 

Tip: controleer de stipjes goed. Zijn de secties juist? Kloppen de stoelnummers?

Stap 6:

Met de rij prioriteit kun je aangeven welke plaatsen de best beschikbare plaatsen zijn. Als je rechts van de rijen op het symbool gaat staan, dan kun je de rijen in volgorde verslepen.

Tip: heb je al eerder een zaalplan aangemaakt en is er weinig veranderd? Maak dan een kopie van je eerste zaalplan en pas deze aan. Dat gaat sneller dan een nieuwe aanmaken.

Stap 7:

Bekijk het geheel zoals de klant het ook ziet om te controleren of het zaalplan goed in het systeem staat: Bezoek als klant jouw ticketshop voor het evenement en maak een testbestelling. Kijk hiervoor in de handleiding Testbestelling plaatsen.