Aanmaken evenement (YELLOW )

Stap 1:

Ga als eerste naar https://admin.avayo.nl/ en log in met het door jouw opgegeven e-mailadres en wachtwoord. Je komt dan in het beheersysteem van de ticketshop.

Stap 2:

Ga naar het menu ‘Algemeen’ en kies dan voor ‘Instellingen’. Controleer hier de gegevens en pas zonodig aan. 

Stap 3:

Voeg jouw bedrijfslogo en favicon toe. Deze afbeeldingen worden gebruikt in de orderbevestigingen naar bezoekers en eventuele andere correspondentie. Een favicon is een klein icoontje dat in webbrowsers wordt gebruikt om een website of pagina weer te geven. Deze stap is alleen nodig bij het eerste gebruik, niet voor elk evenement. 

Let op: het favicon moet een .ico bestand zijn. Een png bestand kan gratis worden omgezet naar een ico bestand via https://convertio.co/nl/png-ico/. Een jpg bestand kan gratis worden omgezet via https://convertio.co/nl/jpg-ico/. 

Voorbeeld favicon: 

Voorbeeld van ticketshop:

Stap 4:

Ga naar het menu ‘Evenementen’ om eerst een locatie voor het evenement toe te voegen als dit nog niet eerder gedaan is. Kies rechts voor ‘Locaties’. Er verschijnt een overzicht met eerder aangemaakte locaties als die er zijn. Klik rechts op ‘Voeg locatie toe’ om een nieuwe locatie toe te voegen. Alle gegevens met een * zijn verplicht om in te vullen. Sla vervolgens op via de groene knop eronder. Herhaal bovenstaande stappen indien er meerdere locaties van het evenement zijn.

Stap 5:

Nadat de locatie(s) zijn ingevuld kun je onder het menu ‘Evenementen’ kiezen voor ‘Voeg evenement toe’ om een evenement aan te maken. 

Onderstaand scherm verschijnt waar alle gegevens ingevuld kunnen worden. 

Een toelichting per onderdeel:

• Actief: Hiermee kan je jouw evenement online of offline zetten.

• Titel: Hier vul je de naam van uw evenement in.

• Transactiekosten en transactiekosten instellen: Hier geef je aan of en zo ja, hoe je de reserveringskosten wilt berekenen. 

• Tickettype: Met deze functie kun je het type ticket instellen. Een dagticket is één bepaalde dag geldig, zoals voor een eenmalig evenement op één datum. Een seizoenticket is gedurende een langere periode eenmalig geldig, zoals bij pretparken.

• Beschrijving: Wanneer je een extra omschrijving over jouw evenement in de ticketshop wilt plaatsen, kun je dat in dit tekstvak kwijt. 

• Email inhoud: Hier staat standaard een tekst ingevuld die bezoekers ontvangen in de mail met de gekochte tickets. Deze tekst is desgewenst aan te passen. 

• Ticket melding: Hier kan je extra tekst op het ticket plaatsen. 

• Deelnemers registratie: Als je dit aan zet dan is het mogelijk om per deelnemer gegevens te vragen voor bijvoorbeeld workshops en congressen.

• Event afbeelding: Voor elk aangemaakt event kan je apart een header uploaden die alleen zichtbaar is voor dat evenement.

• Ticket logo: Ook kan je voor elk aangemaakt event een aparte logo uploaden.

• Sponsor logo: Maakt je gebruik van sponsoren? Dan is het wellicht leuk om hun logo op het ticket te zetten. Dat kan met deze functie. Er kunnen maximaal drie sponsorlogo’s gebruikt worden. Let op: deze functie werkt alleen met ticket lay-out v2.

• Extra mail bijlage: Het is mogelijk om met de tickets een extra bijlage met informatie mee te sturen. Je kan dan het beste een PDF bestand uploaden.

Sla alles op via de knop onderaan.

Stap 6:

Klik onderaan op ‘Uitgebreide opties’. Er verschijnen nog meer functies die je kan aanzetten. De uitleg van alle onderdelen staat achter het onderdeel.

Sla alles op via de knop onderaan. De basis van het evenement is nu aangemaakt.

Stap 7:

Het evenement moet aangevuld worden met een datum en tijd. Klik hiervoor op ‘Nu toevoegen’ onder het kopje ‘Edities // datum & tijd’. Er verschijnt dan een scherm waar alle gegevens voor de editie kunnen worden ingevuld. Ook hier zijn weer alle onderdelen met een * verplicht. 

Wanneer je wilt aangeven hoeveel tickets er beschikbaar zijn voor een evenement, kan je bij 'Stoeltoewijzing' kiezen voor de optie ‘geen zaalplan, xx toegangsbewijzen’. Vul hier dan het totale aantal toegangsbewijzen in.  

Als alle voorstellingen zijn ingevoerd, zie je onder het evenement het volgende overzicht:

Het radertje achter de voorstellingen geeft een aantal functies weer, waaronder de voorstelling verwijderen, wijzigen, maar ook een gastenlijst uitdraaien. Met de gastenlijst (Excel) zie je precies wie er allemaal geboekt hebben. Heb je een zaalplan in jouw ticketshop, dan zie je ook welke stoelen er geboekt of nog vrij zijn. 

Sla alles op via de knop onderaan. Er is nu een editie van het evenement aangemaakt.

Het is mogelijk om meer edities voor een evenement aan te maken. Klik hiervoor op ‘Toevoegen’ als het gaat om bijvoorbeeld een maandelijks evenement. Wil je meerdere dagen of tijdsloten toevoegen aan je evenement? Dus je evenement duurt bijvoorbeeld van maandag t/m vrijdag of je werkt met tijdsloten? Kies dan voor ‘Meerdere (+)’. 

Stap 8:

Het evenement moet nu nog een prijsplan krijgen. Klik hiervoor op ‘Nu toevoegen’ onder het kopje ‘Prijsplan’. Er verschijnt dan een scherm waar alle gegevens kunnen worden ingevuld. 

De 'Ticketgroep' is de naam die je aan jouw tickets wilt geven. Heb je maar één groep, noem deze dan 'Tickets'.

Deze tickets kan je weer onderverdelen in ticketsoorten. Hierbij kan je denken aan bijvoorbeeld 'Early Bird tickets', tickets voor volwassenen, kinderen etc. Een ticketgroep is een verzameling van producten (de ticketsoorten). 

Wanneer je op het radertje gaat staan verschijnt er een menu met daarin ‘Eigenschappen’, ‘Voorraadbeheer’ en ‘Prijs varianten’. Bij ‘Eigenschappen’ kan je het product (de ticketsoort) wijzigen en bijvoorbeeld groepstickets aanmaken. Bij 'Voorraadbeheer' kan je aangeven hoeveel tickets van bijvoorbeeld de Early Bird tickets beschikbaar zijn. Over de ‘Prijs varianten’ kun je meer lezen in dit artikel.

Uiteraard kan je altijd met de knop 'Prijsplan bewerken' jouw tarieven en de soorten tickets wijzigen.

Let op: Als je de stappen 1 t/m 8 hebt doorlopen, dan is jouw evenement vanaf nu boekbaar op het verkoopgedeelte: https://domeinnaam.ayavo.nl (mits deze online staat). 

Stap 9:

De laatste stap is de ticketshop te koppelen aan jouw website. Dit kan via een link of via een iframe. 

Wil je graag de ticketshop embedded in jouw website? De ticketshop kan zeer eenvoudig en snel in uw website worden geïntegreerd. In het beheersysteem onder het kopje 'Algemeen' bij 'Integratie', kunt u gratis de HTML code kopiëren en plakken op uw webpagina. Eventueel kan de breedte (staat standaard op 800 pixels) aangepast worden. Ook kun je aangeven of je alle evenementen wilt gebruiken of alleen een bepaald evenement.